Méthodologie d’accompagnement

Notre méthodologie est résumée ci-dessous.

methodo-accompagnement

Comme précisé dans notre rôle, notre accompagnement, vous voyez en bas de la figure que le rôle du consultant est de devenir de plus en plus « coach » au fur et à mesure de la mission, jusqu’à s’effacer pour laisser place aux équipes internes.

L’étape initiale et indispensable de conviction de la direction passée, le consultant, avec le responsable de mission interne au client, va s’efforcer d’identifier les facteurs de succès et de risques pour démarrer une initiative d’excellence opérationnelle, bref décrire le paysage :

  • Niveau de description des processus, valeur et signification des indicateurs, capacité à les collecter (SI…)
  • Capacité au changement de l’entreprise: opérationnels, management intermédiaire, culture de management (taylorisme/lean), culture et référentiel projet, ITIL
  • Actions qualité en cours, insatisfactions des clients, collaborateurs, entreprise: quelles sont les frontières auxquelles se heurte l’entreprise ?
  • Où sont les opportunités de démarrage les plus favorables (progrès rapides, ressources mobilisables en qualité et quantité.)
  • Gemba Walk, comparaison entre déclaratif et observations

Pour cela, le consultant va d’abord mener des interviews et analyser les chiffres disponibles. Puis il va aller sur le terrain pour observer les processus, parler avec les opérationnels, réaliser des analyses de déroulement, des cartes de flux de valeur afin de vérifier la cohérence entre le déclaratif et la réalité, et évaluer les enjeux.

Il co-présente avec le responsable de mission interne le rapport d’analyse d’opportunité : Où démarrer, comment s’y prendre, facteurs de succès, maîtrise des risques. Il s’agit de voir grand, mais de commencer petit, pour assurer le succès de la démarche.

Une fois le Go donné, il prépare et coordonne des actions de sensibilisation et d’information, en particulier pour les responsables concernés par les premiers chantiers identifiés. Ces premiers chantiers peuvent être de type PDCA (« Plan, Do, Check, Act » ou Roue de Deming en amélioration continue) ou DMAIC (« Définir, Mesurer, Analyser, Innover, Contrôler » pour des projets en percée de type Lean Six Sigma). C’est là que se déploie son rôle de Form’action autour des outils du Lean et du Six Sigma.  Il s’assure aussi que les pré-requis sont en place (objectifs définis et mesurables, disponibilité existante, processus et périmètre d’intervention décrits..), et qu’on ne passe pas à une étape avant d’avoir terminé la précédente. Enfin, il veille à ce que l’ambiance autour de ces projets reste légère et joyeuse, car l’excellence opérationnelle est une « histoire sans fin ». Alors surtout, veillons à ne pas démarrer la marche d’une vie sur le rythme d’un 400 mètres !

Les premiers résultats obtenus, il s’agira ensuite de les consolider et de s’assurer que les solutions mises en place sont parfaitement intégrées dans l’entreprise. C’est la période la plus longue. L’intervention du consultant reste cependant minime, puisque c’est un rôle de contrôle. Il s’agira ensuite de communiquer intelligemment pour essaimer, en veillant à ne jamais faire des équipes et animateurs initiaux des vedettes. L’essaimage n’en paraîtra que plus naturel.